Om elektroniska signaturer
På den här sidan förklarar vi vad en elektronisk signatur är och hur den fungerar.
Vad är en elektronisk signatur – och hur fungerar den?
En elektronisk signatur fungerar på samma sätt och är lika juridiskt bindande som en traditionell signatur med penna och papper, men den är ofta både säkrare och mer effektiv.
Enkelt uttryckt ger en elektronisk signatur mycket mer information om signeringsprocessen än en papperssignatur.
Under signeringsprocessen registreras flera datapunkter, till exempel avsändarens e‑postadress, tidpunkt för utskick, mottagarens e‑postadress, tidpunkt när dokumentet öppnas, mottagarens IP‑adress samt vilket system eller enhet mottagaren använder för att bekräfta avtalet, som webbläsare och version. Om signeringen görs med BankID verifieras även namnet och personnumret på den som signerar. All denna information sparas som en del av det signerade dokumentet och bidrar till att göra digitala kontrakt juridiskt bindande på samma sätt som en fysisk signatur.
I DealBuilder finns flera olika sätt att signera elektroniskt. Du kan välja att signera med ett enkelt klick (enkel men juridiskt bindande e‑signering), med muspekare eller finger direkt på skärmen, eller med BankID. Du har alltså full flexibilitet att välja den metod som passar bäst för ditt företag.
DealBuilders lösning
DealBuilders lösning är byggd på PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), en öppen internationell standard för e‑signeringslösningar och PDF-filer, godkänd enligt eIDAS i Europa samt ESIGN och UETA i USA.
Det signerade dokumentet är självbärande och innehåller all nödvändig information om signatörer, certifikat, tidpunkter och de steg som ingår i signeringsprocessen.
Signaturerna tidsstämplas med en kvalificerad tjänst och lagras direkt i PDF-filen, vilket möjliggör långsiktig validering genom Long Term Validation (LTV). Detta säkerställer att signaturerna kan verifieras som giltiga även långt fram i tiden, oavsett tekniska framsteg.
Visning och validering av ett signerat PDF-dokument görs med en vanlig PDF-läsare, där en onlinekontroll med matematisk checksumma garanterar att innehållet och signaturerna är giltiga och inte har ändrats efter signering.
All kunddata och alla kontrakt krypteras över TLS/SSL.
Så ser ett DealBuilder-kontrakt ut
Den första delen är själva kontraktet. Den andra delen är en signeringssida som innehåller all information om signatörer, tidpunkter för signering och alla steg i processen. Om dokumentet signeras med BankID registreras även denna information i loggen.Den första delen består av själva avtalet. Del två är en signeringssida som innehåller all information om signatärer, tidpunkter och händelser i signeringsprocessen.
Alla bilagor som laddas upp med dokumentet blir automatiskt en del av den signerade PDF‑filen.
Exemplet nedan visar ett kontrakts- eller erbjudandeupplägg i DealBuilder, men dokumentet som signeras kan lika gärna vara en uppladdad PDF – till exempel ett avtal, ett erbjudande, ett arbetskontrakt, styrelseprotokoll eller årsredovisning. I DealBuilder kan du signera alla typer av dokument och själv välja vilken signeringsmetod som ska användas för varje dokument.
Regelverk för elektroniska signaturer
I Sverige regleras elektroniska signaturer av eIDAS‑förordningen (EU‑förordning 910/2014), som är direkt tillämplig i alla EU‑länder. Denna förordning ger elektroniska signaturer samma juridiska status som handskrivna signaturer och säkerställer att de kan användas som bevis i rättsliga sammanhang.
I andra länder finns motsvarande regelverk, till exempel ESIGN Act och Uniform Electronic Transactions Act (UETA) i USA, som också erkänner elektroniska signaturer som juridiskt bindande.
Gemensamt för dessa regelverk är att de fastställer att elektroniska signaturer är giltiga och har samma rättsliga status som traditionella, handskrivna signaturer.
De grundläggande juridiska principerna som stödjer användningen av elektroniska signaturer finns i avtalets rättsregler. Ett erbjudande följt av accept utgör en bindande överenskommelse. I avsaknad av specifika krav på kontraktsform, typ av signatur eller autentiseringsmetod kan ett avtal ingås på flera olika sätt – skriftligen, muntligt, via e‑post, chatt, handslag eller med en elektronisk signatur.
eIDAS‑förordningen styr användningen av elektroniska signaturer men anger inte hur de måste användas i praktiken och påverkar inte de nationella avtalsreglerna. Förordningen slår fast att:
Denna förordning påverkar inte medlemsstaternas nationella rätt eller EU‑rätten i fråga om avtalens ingående och giltighet eller andra juridiska eller processuella krav som rör form.
I praktiken är en grundläggande elektronisk signatur tillräcklig och juridiskt giltig för de allra flesta transaktioner, både B2B, B2C och mellan privatpersoner. För att undanröja tvivel fastslår eIDAS uttryckligen:
En elektronisk signatur får inte nekas rättslig verkan eller erkännande som bevis enbart på grund av att den är i elektronisk form eller inte uppfyller kraven för kvalificerade elektroniska signaturer.