Elektronisk signering – vad är det och hur fungerar det?
På den här sidan förklarar vi vad en elektronisk signatur är och hur elektronisk signering fungerar.
Vad är en elektronisk signatur – och hur fungerar den?
Elektronisk signering gör det möjligt att signera dokument digitalt utan att skriva ut, underteckna på papper och skanna tillbaka dokumentet.
I DealBuilder kan dokument signeras på flera olika sätt beroende på behovet av identifiering och dokumentation. Du kan använda svenskt BankID, elektronisk signatur genom klicksignering, handskriven signatur eller andra elektroniska ID-lösningar.
För svenska företag är svenskt BankID en central signeringsmetod i DealBuilder, samtidigt som lösningen även kan användas för signering utan BankID och för internationella signeringsprocesser.
På den här sidan förklarar vi hur elektronisk signering fungerar, vilka signeringsmetoder som finns, vad som dokumenteras när någon signerar och hur signerade dokument säkras och valideras.
Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur är information i elektronisk form som kopplas till ett dokument och används av en person för att signera det.
Det finns olika sätt att signera elektroniskt. I vissa fall räcker det att mottagaren aktivt bekräftar och signerar dokumentet elektroniskt. I andra fall vill företaget ha en starkare verifiering av vem som faktiskt signerar och använder därför elektronisk identifiering, exempelvis svenskt BankID.
När ett dokument signeras i DealBuilder registreras information om själva signeringen och signeringsprocessen. Det gör det möjligt att dokumentera bland annat vem som har signerat, vilken signeringsmetod som användes och när signeringen genomfördes.
Vilka signeringsmetoder kan användas i DealBuilder?
DealBuilder stödjer flera former av elektronisk signering. Företaget kan välja metod utifrån dokumentet, användningsområdet och behovet av identitetskontroll.
Signering med svenskt BankID
Med svenskt BankID kan identiteten på personen som signerar verifieras som en del av signeringsprocessen.
Det gör BankID särskilt användbart när företaget vill kunna koppla signeringen till en verifierad identitet och ha tydlig dokumentation av vem som har signerat.
Signeringen och den verifierade identitetsinformationen kopplas till dokumentet och dokumenteras tillsammans med övrig information från signeringsprocessen.
Elektronisk signatur – klicksignering
Elektronisk signatur, ofta kallad klicksignering eller click-to-sign, är ett enkelt sätt att signera ett dokument elektroniskt.
Mottagaren får tillgång till dokumentet, läser innehållet och signerar genom att aktivt bekräfta signeringen. Handlingen registreras och kopplas till dokumentet och signeringsprocessen.
Klicksignering passar bra när det inte finns behov av att identifiera signatären med elektroniskt ID.
Handskriven signatur
Med handskriven signatur kan signatären skriva sin signatur direkt på skärmen på en mobiltelefon eller surfplatta, eller rita signaturen med muspekaren på en dator.
Den handskrivna signaturen kopplas till dokumentet och dokumenteras tillsammans med resten av signeringsprocessen.
Andra nordiska eID-lösningar
Utöver svenskt BankID stödjer DealBuilder även norskt BankID, danskt MitID och Finnish Trust Network.
Det gör det möjligt att använda samma lösning för signeringsprocesser i flera nordiska länder.
Vem passar DealBuilder för – och vad används det till?
DealBuilder är utvecklat för små och stora företag som vill ha en enkel och komplett lösning för elektronisk signering och dokumenthantering.
Bland de vanligaste användningsområdena finns offerter och avtal med kunder samt HR-dokument, exempelvis anställningsavtal, avtalsändringar, medarbetarsamtal och andra personaldokument.
DealBuilder används även för bland annat styrelsedokument, inköps- och leverantörsavtal, fullmakter, interna godkännanden och andra dokumentprocesser.
Lösningen kan användas för allt från enstaka signeringar till stora dokumentvolymer och processer som omfattar flera avdelningar, bolag och länder. Försäljning, HR, administration, styrelsearbete, inköp, IT/drift och juridik kan arbeta i samma lösning med egna dokument, arbetsflöden och behörigheter.
Med DealBuilder kan företaget bland annat signera befintliga PDF-dokument, skapa egna dokumentmallar, använda olika signeringsmetoder och koppla signeringen till andra system genom integrationer, API och automatisering.
DealBuilder används av företag i många olika branscher och storlekar, bland annat Dr.Dropin, Sigdal Kjøkken, Burger King, Solid Media, Falck, Avonova, Homely och Energima Gruppen.
DealBuilder har även valts som teknik för digital signering av DRIVE Mobility, bilbranschens gemensamma digitala satsning med omkring 330 bilhandlare.
Läs våra kundberättelser →
Vad dokumenteras när någon signerar?
En elektronisk signeringslösning handlar inte bara om själva signaturen. Minst lika viktigt är dokumentationen av vad som hände före, under och efter signeringen.
När ett dokument signeras genom DealBuilder registreras information från signeringsprocessen. Beroende på signeringsmetod kan det bland annat omfatta vem dokumentet skickades till, vem som signerade, tidpunkter för utskick, öppning och signering, vilken signeringsmetod som användes, verifierad identitetsinformation vid användning av elektroniskt ID, IP-adress och andra relevanta händelser i signeringsprocessen.
Ett färdigsignerat dokument från DealBuilder består av själva dokumentet, eventuella bilagor och information som dokumenterar signeringsprocessen.
Det skapar ett revisionsspår som gör det möjligt att dokumentera hur signeringen genomfördes.
Hur säkras och valideras signerade dokument?
DealBuilder bygger på PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), en öppen internationell teknisk standard för digitala signaturer i PDF-dokument.
PAdES definierar hur digitala signaturer, certifikat, tidsstämplar och information som krävs för validering kan bäddas in direkt i PDF-formatet. Standarden används internationellt och ingår även i standardramverket för elektroniska signaturer under eIDAS i Europa.
Krypterad överföring
Kunddata och dokument som överförs till och från DealBuilder är krypterade under överföring med TLS.
TLS skyddar informationen mellan användarens enhet och DealBuilder.
Det signerade dokumentet är självständigt
Det färdigsignerade dokumentet innehåller den information som behövs för att dokumentera signeringsprocessen, bland annat information om signatärer, certifikat, tidpunkter och relevanta steg i processen.
Dokumentationen följer därmed PDF-dokumentet även efter att själva signeringsprocessen är avslutad.
Kvalificerad tidsstämpling och Long Term Validation
Signaturerna tidsstämplas med hjälp av en kvalificerad elektronisk tidsstämplingstjänst, och nödvändig valideringsinformation lagras direkt i PDF-dokumentet för att stödja Long Term Validation (LTV).
Long Term Validation gör det möjligt att bevara den information som krävs för att kunna validera en digital signatur över tid.
Det innebär att dokumentet även senare kan kontrolleras för att verifiera att signaturerna och certifikaten var giltiga när dokumentet signerades.
Kontroll av att dokumentet inte har ändrats
Digitala signaturer använder kryptografiska mekanismer som kopplar signaturen till dokumentets innehåll.
En matematisk kontrollsumma, eller hash, beräknas utifrån dokumentets innehåll. Om innehållet ändras efter signeringen förändras kontrollvärdet.
På så sätt kan man kontrollera dokumentets integritet och upptäcka om innehållet har ändrats efter signeringen.
Validering av det signerade dokumentet
Ett signerat DealBuilder-dokument kan öppnas och kontrolleras i en vanlig PDF-läsare med stöd för digitala signaturer.
PDF-läsaren kan kontrollera den digitala signaturen, dokumentets integritet och information om de certifikat som användes. Certifikatstatus och eventuell återkallelse kan också ingå i valideringen.
Är elektroniska signaturer juridiskt bindande?
Ja. Elektroniska signaturer kan vara juridiskt bindande och elektroniskt signerade dokument kan användas som bevis.
I Sverige och övriga EU/EES regleras elektroniska signaturer bland annat genom eIDAS.
En grundläggande princip i eIDAS är att en elektronisk signatur inte får nekas rättslig verkan eller avvisas som bevis enbart för att den är elektronisk eller för att den inte uppfyller kraven för en kvalificerad elektronisk signatur.
En kvalificerad elektronisk signatur har uttryckligen samma rättsliga verkan som en handskriven signatur.
Elektronisk, avancerad och kvalificerad elektronisk signatur
eIDAS skiljer mellan olika nivåer av elektroniska signaturer.
En elektronisk signatur (Simple Electronic Signature – SES) är den grundläggande kategorin. SES är en vanlig branschbenämning för denna typ av elektronisk signatur.
En avancerad elektronisk signatur (Advanced Electronic Signature – AES/AdES) uppfyller ytterligare krav på bland annat kopplingen mellan signaturen och signatären, identifieringen av signatären och möjligheten att upptäcka senare ändringar i de signerade uppgifterna.
En kvalificerad elektronisk signatur (Qualified Electronic Signature – QES) är en avancerad elektronisk signatur som dessutom uppfyller särskilda krav på bland annat certifikat och hur signaturen skapas. Den har enligt eIDAS samma rättsliga verkan som en handskriven signatur.
Det innebär inte att alla dokument måste signeras med den starkaste möjliga signeringsmetoden. Valet bör anpassas till dokumentet, användningsområdet och behovet av identitetskontroll.
Elektronisk signering i Sverige och internationellt
DealBuilder kan användas både för svenska och internationella signeringsprocesser.
För svenska företag är svenskt BankID en viktig metod när signatärens identitet ska verifieras.
DealBuilder stödjer samtidigt klicksignering och handskriven signatur, vilket gör lösningen väl lämpad för signering med kunder, anställda, leverantörer och andra mottagare även utanför Sverige.
För nordiska processer finns dessutom stöd för norskt BankID, danskt MitID och Finnish Trust Network.
PAdES är den internationella tekniska standard som DealBuilder använder för signerade PDF-dokument. Inom EU/EES ger eIDAS det juridiska ramverket för elektroniska signaturer, medan andra marknader har motsvarande regelverk.
DealBuilder kan hjälpa företaget att bedöma vilken signeringsmetod som passar bäst för olika användningsområden, utifrån exempelvis behovet av identitetskontroll, dokumentation och hur processen ska genomföras.
Vanliga frågor om elektronisk signering
Kan jag signera med svenskt BankID i DealBuilder?
Ja. DealBuilder stödjer svenskt BankID och kan använda BankID för att verifiera identiteten på personen som signerar.
Måste jag använda BankID?
Nej. DealBuilder stödjer även klicksignering och handskriven signatur.
Stödjer DealBuilder BankID och eID i andra länder?
Ja. Utöver svenskt BankID stödjer DealBuilder norskt BankID, danskt MitID och Finnish Trust Network.
Vad är klicksignering?
Vid klicksignering får signatären tillgång till dokumentet och signerar genom att aktivt bekräfta signeringen.
Kan ett elektroniskt signerat dokument användas som bevis?
Ja. Elektroniskt signerade dokument kan användas som bevis, och en elektronisk signatur får enligt eIDAS inte avvisas enbart för att den är elektronisk.
Kan jag kontrollera om dokumentet har ändrats?
Ja. Den digitala signaturen är kryptografiskt kopplad till dokumentets innehåll. Ändringar efter signering kan upptäckas vid validering.
Kan signaturen valideras flera år senare?
Ja. DealBuilder använder PAdES, kvalificerad tidsstämpling och Long Term Validation för att bevara information som gör det möjligt att validera signaturen även senare.
Kom igång med elektronisk signering
Med DealBuilder kan du signera dokument med bland annat svenskt BankID, klicksignering eller handskriven signatur.
Skapa ett kostnadsfritt konto och kom igång på några minuter.
Prova gratis
Så ser ett signerat dokument från DealBuilder ut
Den första delen består av dokumentet som har signerats tillsammans med eventuella bilagor.
Därefter följer signeringsinformation och revisionsspår med information om bland annat signatärerna, tidpunkterna för signering, vilken metod som användes och händelser under signeringsprocessen.
Vid signering med elektroniskt ID kopplas även relevant verifierad identitetsinformation till signeringen.
På så sätt följer dokumentationen av signeringsprocessen med det färdiga dokumentet.
